При поиске новых партнеров многие бизнесмены часто занимаются организацией конференций. При грамотном подходе эта форма представления позволит выгодно представить свои возможности и успешно организовать сотрудничество с другими предприятиями.
Правильно подобранный и грамотно оборудованные конференц-зал – залог успеха презентации. Не забывайте о внешнем виде, чистоте и опрятности помещения. Это очень важно. Если в вашем офисе есть подходящее помещение, подойдите к оформлению с особым вниманием. В противном случае рекомендуется найти наиболее подходящее место для аренды.
Зал должен размещаться в центральной части города рядом с транспортной инфраструктурой. Приглашенные не должны бродить по переулкам в поисках нужного здания. Следует учитывать и другие нюансы, о которых будет сказано ниже.
Общие правила
Исходя из общих норм, на каждого человека должно примерно приходится 4,5 м3 свободного пространства. Учитывая данный показатель, рассчитайте количество людей и общую площадь помещения. Об этом показателе часто забывают. Тем более достаточно трудно угадать вместительность, когда вы берете в аренду зал для конференции.
При обстановке следует учитывать, что могут быть неровности под сцену и другие незанятые места. Об этом тоже следует помнить. Важен способ расстановки стульев. Если вы планируете устанавливать столы, то тогда понадобится большое помещение.
Если пространство большое, можно расставить посадочные места аркой. Один из лучших современных методов рассадки – круглый стол. Он подойдет для небольших залов. Такой способ позволяет всех разместить с удобством, не выделяя более важных персон.
Обычно площадь для мероприятия выбирается в центре города рядом с торговыми центрами. Не стоит арендовать рестораны или кафе. Они больше подходят для корпоративов.
Обязательные атрибуты
В конференц-зале должны быть:
- розетки и переходники;
- проектор, поэтому не забывайте про аренду техники для проведения конференций;
- удобные кресла и столы;
- средства для записи – планшеты или блокноты;
- бизнес-фуршет – следует заранее позаботиться о кофе, чае и перекусах во время перерывов.
- конференц зале долженбыть доступен быстрый интернет, Wi-Fi, и возможность подключения к проектору или монитору
Конференция – важное событие в бизнесе. Чтобы все организовать, лучше довериться профессионалам. Они помогут снять помещение, предоставят услуги кейтеринга и другое.